É irônico pensar que todas as tecnologias feitas para otimizar nosso tempo só atraem novas tarefas. O tempo que a máquina leva para lavar suas roupas ou louças não é um tempo em que você descansa, você aproveita para fazer outra coisa. O tempo que a IA leva para realizar uma atividade automatizada não é um tempo livre, é um tempo para que você faça outras tarefas.
Mesmo assim, não podemos negar que todas essas otimizações e automatizações nos ajudam muito. Elas nos permitem tirar o foco de atividades monótonas e realizar tarefas mais ‘humanas’ no lugar delas. A grande questão é: como gerenciar tantas responsabilidades, que exigem nosso esforço físico e mental, de forma saudável?
O que você encontra neste artigo?
- O que é Gestão do Tempo?
- Falsa produtividade e Produtividade tóxica
- Gestão do tempo na prática
- Onde a inovação entra?
O que é Gestão do Tempo?
A Gestão do Tempo é o processo de planejar e controlar conscientemente o tempo gasto nas suas tarefas, com o objetivo de aumentar sua eficiência e produtividade. Existem diversas formas de fazer essa gestão, basta encontrar a forma que melhor funciona para você. Mais a frente nesse artigo vamos falar de algumas dessas formas.
Profissionais que buscam um maior equilíbrio entre a vida pessoal e profissional – ainda mais no home office – se beneficiam dessa estratégia. Além disso, uma boa gestão do tempo pode levar a um estilo de vida saudável e equilibrado que pode se manifestar como:
- Reduzindo o estresse
- Reduzindo a procrastinação
- Aumentando a energia
- Aumentando a confiança
- Alcançar metas com mais eficiência
- Priorizando o que é importante
- Realizando mais em menos tempo
- Avançando em sua carreira ou educação
Mas antes de passar para a parte prática, é importante lembrar de dois pontos que podem atrapalhar sua gestão: a falsa produtividade e a produtividade tóxica.
Gestão do Tempo Vs Produtividade
A falsa produtividade e a produtividade tóxica são conceitos cada vez mais relevantes, onde a pressão constante para ser produtivo pode levar a comportamentos e práticas prejudiciais. Mas o que são e como identificar cada um deles?
A falsa produtividade: Estar sempre ocupado não quer dizer que você é produtivo, apenas que está sobrecarregado. Na verdade a produtividade se refere a fazer uma tarefa com qualidade, tendo tempo para pensar e descansar ao realizar tarefas muito longas ou entre tarefas.
Produtividade tóxica: Crença de que qualquer momento não dedicado ao trabalho é um tempo perdido, levando a um desgaste mental e físico significativo. Ela é o prolongamento e o sentimento de culpa por não ter a falsa produtividade.
Reconhecer essas armadilhas é o primeiro passo para cultivar uma gestão do tempo mais saudável. É essencial analisar se o seu conceito de produtividade é equilibrado, e que valorize tanto os resultados alcançados quanto o bem-estar. Lembre-se de que a verdadeira produtividade não se trata de fazer mais, mas de fazer melhor, focando no que realmente importa e permitindo espaço para a recuperação e a criatividade.
Gestão do Tempo na Prática
Depois de saber todos os conceitos importantes que a Gestão do tempo envolve, vamos ver algumas estratégias que podem te ajudar a colocar isso em prática.
1. Analise suas atividades cotidianas
Comece avaliando onde você realmente gasta seu tempo. Crie um mapa visual das horas aproximadas que você gasta no trabalho, nas tarefas domésticas, nos estudos, no deslocamento, nas redes sociais e nas atividades de lazer. Em seguida, você pode se aprofundar em alguma área, dividindo a semana em dias e depois em horas.
Esse é um exemplo de como eu usei o Google Agenda para organizar minhas tarefas. Repare que eu sempre separo uma pausa depois de reuniões e atividades que levam mais tempo:
Pergunte-se coisas como: Quanto tempo levou para terminar aquela tarefa? Um projeto de trabalho demorou mais porque eu estava no telefone?
Estabeleça metas com base neste resultado. Planejar com antecedência e definir limites de tempo para suas tarefas e prioridades pode liberar tempo para o que é mais importante para você, como projetos pessoas, tarefas domésticas e passar mais tempo com amigos e familiares.
Comece dedicando um tempo da sua semana para planejar intencionalmente sua semana e estabelecer metas diárias.
2. Matriz de Eisenhower
A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta popular que ajuda a distinguir entre tarefas importantes, não importantes, urgentes e não urgentes. O quadrante possui quatro caixas nas quais você pode dividir suas tarefas para priorizar o que você deve focar primeiro. Eles também correspondem aos 4 D’s de execução: fazer, adiar, delegar e excluir .
- Quadrante 1: Importante e urgente. Faça essas tarefas primeiro. Estas são as prioridades mais relevantes para seus objetivos.
- Quadrante 2: Importante, mas não urgente. Adie isso para mais tarde em sua programação.
- Quadrante 3: Urgente, mas não importante. Delegue-os a outras pessoas, se possível, especialmente se não contribuírem para os seus objetivos de longo prazo.
- Quadrante 4: Não é importante nem urgente. Exclua essas tarefas ou faça-as quando tiver tempo livre, pois são distrações de suas prioridades.
Para uma abordagem ainda mais simples, crie uma lista de tarefas e marque cada item como urgente ou importante. Muitas vezes, priorizamos tarefas urgentes em vez de importantes – como tarefas que podem ser criativas, importantes e gratificantes, mas não têm prazo – portanto, identificá-las pode ser útil.
3. Empregue métodos para “dividir” seu tempo
Depois de ter uma ideia melhor de quais são suas prioridades, estabelecer limites pode ser uma excelente ferramenta de gerenciamento de tempo. Existem várias opções para dividir seu tempo em pedaços digeríveis.
Experimente o método Pomodoro . Essa técnica foi desenvolvida no final da década de 1980 por Francesco Cirillo, um estudante universitário que estava sobrecarregado de estudos e tarefas. O método Pomodoro requer o uso de um cronômetro para dividir seu trabalho em intervalos de 25 minutos, separados por 5 minutos de intervalo. Depois de quatro pomodoros, você pode fazer uma pausa maior, de 15 a 30 minutos. Pomodoro (“tomate” em italiano) promove a concentração e alivia a fadiga mental, o que é especialmente útil para trabalhos abertos, como realizar pesquisas, estudar para um exame ou finalizar um projeto de consultoria.
Ao “dividir” o tempo, você torna grandes projetos e metas menos assustadores. Menos procrastinação, mais produtividade.
Experimente um aplicativo para ajudá-lo a se concentrar: Baixe o Pomodor em seu desktop ou o aplicativo Focus Keeper para seu telefone.
4. Concentre-se em uma coisa de cada vez
A multitarefa geralmente é menos eficiente do que focar em uma tarefa de cada vez. Na verdade, um estudo descobriu que apenas 2,5% das pessoas são capazes de realizar multitarefas de forma eficaz. Fazer muitas coisas ao mesmo tempo pode afetar sua capacidade cognitiva, fazendo você se sentir improdutivo ou insatisfeito com seu progresso. Organizar seu tempo para concluir uma tarefa antes de iniciar outra pode aumentar sua confiança.
Pode ser útil dividir uma única tarefa em várias etapas, por exemplo: se você é escritor, pode dedicar um tempo à pesquisa, outro à escrita e para finalizar à edição; até mesmo dividindo em dias diferentes.
5. Dê a si mesmo uma recompensa
As recompensas podem ser uma grande fonte de motivação para a adoção de bons hábitos de gerenciamento de tempo. Para cada tarefa importante que você realizar, você pode se presentear com um pequeno presente. Não precisa ser extravagante ou caro. Aqui estão algumas maneiras simples de se motivar:
- Fazer uma pausa para comer algo que goste
- Andar de bicicleta ou fazer uma caminhada
- Um tempo livre para redes sociais
- Ler um capítulo do seu livro
- Ouvir um episódio de podcast
Para recompensas maiores, você pode participar de atividades como ir ao cinema, sair com os amigos ou planejar uma viagem. As recompensas podem ajudá-lo a avançar em um projeto ou em um período de trabalho difícil.
6. Bloqueie distrações
Às vezes, recompensas e boas intenções não são suficientes para nos manter focados. Uma extensão de aplicativo ou navegador pode ajudá-lo a minimizar distrações, impedindo você de usar as redes sociais ou de tocar no telefone. Aqui estão alguns aplicativos e extensões que você pode experimentar:
- Forest é um aplicativo que ajuda você a manter o foco e desligar o telefone. A empresa tem parceria com uma organização chamada Trees for the Future para plantar árvores quando você gasta as moedas virtuais ganhas na Forest.
- StayFocused é uma extensão de navegador que evita que você use sites que desperdiçam tempo, como Reddit, Twitter, Wikipedia, Instagram e muito mais. É altamente configurável, então você pode personalizá-lo de acordo com suas distrações específicas.
- Freedom é uma ferramenta que pode bloquear sites e aplicativos em todos os seus dispositivos simultaneamente. Aproveite o teste gratuito para saber se é certo para você.
- OffScreen é um aplicativo que oferece funcionalidades como rastreamento do tempo de tela, modo de foco, visualização de compartilhamento de dados e desafios de desintoxicação digital.
Inovação na Gestão do Tempo
A inovação aqui vai além das ferramentas e técnicas tradicionais, incorporando tecnologias e abordagens psicológicas para gerir seu tempo. A inteligência artificial, por exemplo, pode ajudar na forma como você planeja e executa suas tarefas, oferecendo soluções personalizadas que podem antecipar nossas necessidades e otimizar nossas agendas de maneira proativa.
Um exemplo disso é o uso de assistentes virtuais por IA, que podem organizar reuniões, definir lembretes e até sugerir blocos de tempo para trabalho focado e descanso. Baseando-se em nosso histórico de produtividade e preferências pessoais, ele pode ser ótimo para tornar essa organização mais saudável.
Além disso, a gamificação da gestão do tempo é uma forma inovadora de recompensar suas tarefas rotineiras, usando pontuações para maiores recompensas. Essa abordagem não apenas melhora a produtividade, mas também aumenta a satisfação pessoal e o bem-estar ao transformar a gestão do tempo em uma experiência mais agradável e gratificante.
Outra inovação significativa é a análise de dados e o machine learning, que podem oferecer insights personalizados sobre nossos padrões de trabalho e sugerir ajustes para maximizar a eficiência. Ao analisar dados de nossas atividades diárias, essas tecnologias podem identificar tendências, como horários de pico de produtividade ou tarefas que frequentemente levam mais tempo do que o necessário, permitindo ajustes personalizados.
Finalmente, a integração entre diferentes ferramentas e plataformas de gestão do tempo estão facilitando uma abordagem mais unificada para o planejamento e execução de tarefas. Isso significa que, independentemente dos dispositivos ou aplicativos que usamos, podemos manter uma visão coesa de nossas agendas e compromissos, simplificando o processo de gestão do tempo e garantindo que permaneçamos focados em nossas prioridades.