A prática jurídica já está há algum tempo, sendo forçada a se digitalizar. Se antes da pandemia os debates já estavam sendo recorrentes nesse sentido, difícil algum escritório ou tribunal não ter tido que enfrentar essa questão no último mês de maneira mais direta.
Aliás essa é a pauta de grande parte de matérias onde se discute desde a adaptação das rotinas do home office até as ferramentas que não tínhamos o hábito de usar, como o Zoom. Frequentemente nas conversas que tenho com profissionais do ramo jurídico, muitos se preocupam sobre o que fazer para implementar novas dinâmicas tecnológicas, promover a inovação, manter times engajados e a experiência do cliente em alta.
O que ocorre é que no momento atual, os grandes projetos de investimento podem ser suspensos, o que é super natural num período como esse. O que podemos fazer, então, para aproveitar este momento e implementar rotinas que possam acelerar e melhorar dinâmicas digitais dentro de um escritório, mesmo durante a pandemia?
Façå aquilo que muitos ignoram: a “faxina de dados”
O universo em papel ainda é bastante presente na rotina de muitos escritórios e aqueles que já tem bons procedimentos digitais ainda enfrentam uma falta de habito em sanear dados, algo tão importante quanto ler seus e-mails e mensagens de Whatsapp diariamente.
Gosto muito da expressão “faxina de dados” pois remete a algo que deve ser feito com consistência e regularidade, sob pena de que este processo, quando feito, seja rapidamente perdido. Isso se contrapõe a uma ansiedade natural para o universo jurídico de implementar inovação. Parece básico demais “faxinar dados”, algo sem relevância e desgastante, que a princípio, pode trazer dúvidas dos efeitos concretos dessa atitude.
Fato é que, uma boa rotina de organizar é algo bem elementar e apesar de ser bastante trabalhoso, não pode ficar para trás e sim ser uma prioridade para escritórios que querem ser mais competitivos.
Aproveite o momento para organizar seu escritório
O momento em que estamos, apesar de nos trazer grande ansiedade por estarmos confinados e pensando como faremos para manter nossas atividades de forma eficiente e para manter a saúde financeira dos nossos escritórios, já que toda economia está sendo fortemente afetada pela pandemia, nos remete a algo semelhante ao que muitos estão fazendo como nova rotina: organizando seus armários e lares de maneira geral.
Assim, se pensarmos que, da mesma forma como estamos mais aptos a organizar nossos lares neste período, com um pouco de estratégia poderemos fazer uma boa “faxina de dados” neste momento.
Engajar o time para essa tarefa é tão primordial quanto a tarefa em si. Nem todos os escritórios terão uma automação ou recursos disponíveis para contratar uma lawtech para essa tarefa, o que implica dizer que esse trabalho terá que ser feito por toda equipe, como um trabalho de formigas. Isto, porém, não impede o processo de faxina de dados, apenas o torna mais lento. Porém com estratégia e times engajados nessa rotina é um excelente começo e pode trazer ótimos resultados na implementação de novas rotinas digitais.
Quer saber como organizar seu escritório?
Escritórios que não se preocuparem com suas informações, com o tratamento organizado de dados, certamente serão cobrados disso por, ninguém menos, que seus clientes. Agilidade na entrega dessa informação não será em breve um diferencial, mas algo tão indispensável quanto cumprir prazos.
Perguntas básicas para você saber a necessidade de iniciar a “faxina de dados” o quanto antes:
- Você saberia informar hoje, com certeza, quantos processos ativos seu escritório patrocina?
- Sabe dizer o valor e risco envolvido destes processos para prestar informação consistente aos seus clientes?
- Quanto tempo você demora para apresentar informações aos seus clientes sobre temas já analisados pelo seu escritório e processos em que seu escritório é responsável?
- Esse tipo de solicitação, quando exigido pelo cliente num curtíssimo prazo, causa grande stress para sua equipe?
Se você não consegue responder com razoável tranquilidade essas perguntas, está na hora de você fazer a “faxina de dados” no seu escritório.
O que você pode obter com uma boa faxina de dados:
- Maior agilidade nas informações prestadas ao seu cliente e consequentemente, melhorando a experiência com seu escritório
- Corrigir informações equivocadas, inconsistentes e desatualizadas e com isso prestar aquilo que é extremamente valioso a um escritório: uma informação segura e ágil.
- Reforçar a confiança entre profissionais do escritório e clientes, já que uma informação atualizada e bem cuidada indica responsabilidade e cuidado na condução da atividade jurídica.
- Diminuir o stress da equipe ao ter que fornecer uma informação rápida ao cliente.
- Facilidade na implementação de novas dinâmicas digitais num futuro próximo, pois uma faxina de dados regular permite a implementação de novos processos como automação e jurimetria.
- melhorar a estratégia junto ao cliente na gestão dos riscos tanto antes, quanto durante ou após um processo, contribuindo na condução do negócio da empresa.
E então, acha que é hora de começar a “faxina de dados” no seu escritório? Se sim, fico feliz em poder contribuir para que entendam da importância dessa iniciativa. Por outro lado, quero fazer um alerta: a “faxina de dados”, assim como em nossas casas, não termina nunca.
Portanto, fazer dela um hábito, fará com que esse trabalho que lhe demandará tempo precioso, não seja perdido e sim cada vez mais aprimorado.